ВУЗ, основанный на ИТ технологиях, – уникальный опыт ГЭИТИ!

Андрей Сергеевич Кайманов, руководитель проектов ИТ и интернет-маркетинга

Развитие технологий и информатизация общества предоставляют колоссальные возможности для качественного развития организации вне зависимости от направления её деятельности и индустрии. Образовательное поле, которое многими считается консервативным и малоподвижным, тоже не является исключением. Гуманитарно-экономический и информационно-технологический институт (НОУ ВПО «ГЭИТИ») с его профессиональной и болеющей за дело ИТ-командой, – это пример, когда все традиции многолетней школы академического обучения сопровождаются инновационными технологиями и новыми образовательными сервисами и когда эти ИТ-сервисы обеспечивают прежде недоступное образование для многих слоёв населения, заинтересованных в саморазвитии и дальнейшем обучении.

Когда мы только начинали, вновь избранный ректор института, Гриценко Анатолий Григорьевич, сформулировал курс на автоматизацию всех основных процессов. Во всех направлениях и функциях института мы должны максимально воспользоваться всеми последними достижениями информационных технологий: и в учебном процессе, и в работе по набору и привлечению студентов, и в работе с преподавателями, и в сфере финансового планирования деятельности ВУЗа и бухгалтерского учёта.

Благодаря разработанным в стенах института информационным системам и внедрённым ИТ решениям, мы максимально сократили количество человеческих ошибок, ускорили время реакции на запросы студентов, абитуриентов и преподавателей, а самое главное, мы видим общую картину эффективности каждого подразделения, имеем возможность выявить слабые места и вовремя предложить эффективные решения.

Комплексная CRM система для приёмной комиссии – первый шаг на пути автоматизации

Автоматизацию и использование ИТ технологий мы начали с приёмной комиссии. Поскольку количество обращающихся в приёмную комиссию абитуриентов растёт в геометрической прогрессии с каждым месяцем, поступление каждого студента иногда растягивается на несколько месяцев в связи с географической удалённостью людей и занятостью в семье и на работе, а законом установлен строгий и объёмный документооборот для каждого студента, без эффективной системы, которая позволила бы нам отследить каждое обращение абитуриента в приёмную комиссию с момента первого звонка и до момента зачисления, мы бы не смогли работать или работали бы неэффективно. Предвидя это, команда ГЭИТИ под руководством руководителя направления веб-ресурсов Штолина Дмитрия Валерьевича внедрила уникальную и не имеющую аналогов в России CRM-систему, которая с одной стороны позволяет проследить выполнение всех требуемых законом процедур по оформлению дела студента, а с другой стороны позволяет руководству института проводить внутренний контроль работы приёмной комиссии, планировать набор и, соответственно, учебный процесс на два-три месяца вперёд, отслеживать полноту консультаций и степень удовлетворённости поступающих абитуриентов обслуживанием в приёмной комиссии ВУЗа, формировать дела студентов без единой ошибки в строгом соответствии с законом.

Современная образовательная среда, как социальная сеть для студентов, преподавателей и администрации

Вслед за поступлением, информация студента уже становится доступной в той части системы, которую использует деканат. Она также полностью автоматизирована и позволяет установить напоминания сотрудникам о необходимости проведения организационных мероприятий, выпуске приказов, переводе студентов на следующий курс. Также внедрена система автоматического оповещения студентов о финансовых и об академических задолженностях, а также о важных образовательных мероприятиях, например, вебинарах (семинарах в режиме видео-конференции), которые может посетить любой желающий студент, не выходя из дома. Кстати, все семинары, проходящие в режиме видео-конференции в удобное для студентов время (обычно вечернее время), записываются и могут быть просмотрены студентом позднее – также важный сервис в рамках реализуемых институтом дистанционных программ.

Учебное планирование, составление расписаний занятий, учебных планов и прочая методическая работа теперь делается в электронной системе – экономится время, сокращаются и сводятся на ноль возможные ошибки.

Кстати сказать, опять-таки, по инициативе ректора, два месяца назад была запущена электронная библиотека, в которой насчитывается свыше 24000 новых, самых современных изданий по изучаемым в институте направлениям. Библиотека, в отличие от традиционных библиотек, не отнимает времени на поездки в физическое здание, позволяет пользоваться книгами в любом объеме, создавать персональную библиотеку, делать закладки в книгах и, при необходимости, распечатывать страницы, главы и даже целиком книги.

Прозрачная эффективная бухгалтерия крупного ВУЗа в руках одного бухгалтера – ещё вчера это была фантастика

Автоматизацией учебной части и приёмной комиссии мы не ограничились. За считанные месяцы была автоматизирована бухгалтерия. Благодаря автоматизации бухгалтерских систем, внедрению решений по электронному обмену данных с банком, персонифицированному учёту студентов, договоров и оплат, институт справляется с этой важной функцией силами одного главного бухгалтера и её помощника. Наряду обязательными для ведения в организации бухгалтерским и налоговым учётом, в ГЭИТИ внедрён управленческий учёт, разработанный первым проректором на основе его западного опыта. Управленческий учёт позволяет оценить эффективность каждой образовательной программы, эффективность каждого подразделения и даже сотрудника, рассчитать сметы на индивидуального студента/слушателя, определить затраты на привлечение и удержание студента, выявить отклонения от запланированных расходов и доходов и предвидеть те участки работы института, которые потребуют внимания в ближайшие месяцы. Должен сказать, что, по моему опыту, подобных систем нет ни в одном образовательном учреждении России.

Поддержка, администрирование и обеспечение работы

Обычно реализация подобных проектов требует внедрения и запуска колоссальных серверных мощностей и многочисленной команды по её обслуживанию. Здесь мы тоже выбрали другой путь. Наши сервера расположены в арендуемых дата-центрах в России и в Англии. Всё оборудование защищено от несанкционированного внешнего доступа, как физического, так и электронного, постоянно обеспечиваются кондиционирование, резервное копирование и бесперебойное электроснабжение. «Железо» серверов постоянно обновляется и при необходимости осуществляется апгрейд и увеличение мощностей. Доступ к системам для студентов и администрации обеспечен круглые сутки по высокоскоростным интернет каналам. Администрирование систем осуществляется силами всего двух людей, которые дистанционно, не выходя из дома или офиса, могут оперативно их перенастроить или внести необходимые изменения.

Как я уже упоминал выше, ректор поставил в качестве развития института два приоритета. Первый, развитие и использование ИТ технологий во всех процессах в организации. А второй, немаловажный, - это принцип «географической независимости». Этот принцип не всем понятен с первого прочтения. Его основная идея заключается в том, что сотрудникам института необязательно находится в одном здании, чтобы слаженно вместе работать, решать вопросы, обеспечивать учебный процесс. Некоторые сотрудники института, преподаватели и административный персонал, территориально находятся в других городах, часовых поясах. Но это не мешает нам работать эффективнее, чем большинство наших коллег в других институтах.

Благодаря этому принципу, мы не только освобождаем массу времени и сил членов команды, но и подстёгиваем креативный подход к работе, собираем лучших профессионалов со всей страны – от России и до Владивостока, обеспечиваем постоянную поддержку студента, даже во внерабочее время. Многие абитуриенты уже это почувствовали, когда сотрудник приёмной комиссии уже в вечернее время отреагировал на их заявку и практически моментально вышел на связь.

При этом, чтобы реализовать подобный подход, важно было, с одной стороны, настроить все ИТ решения, чтобы даже вне рабочего места и в неудобное время, сотруднику были доступны все сервисы и инструменты для эффективной работы. Это мы смогли обеспечить благодаря внедрению современных веб-технологий и автоматизации многих функций, о чём я рассказывал выше. А с другой стороны, необходимо было подобрать таких людей в состав администрации и преподавателей, которые и с технологиями «на ты» и которые обладают высокой степенью ответственности и болеют за команду, за институт, за результат. Должен признаться, что нам удалось добиться и того, и другого.

А что же дальше?

Сегодня перед нами новые горизонты и задачи: уже в ближайшее время будут внедрены технологии для обучения незрячих студентов; обеспечена инвариантность учебных материалов, особенно в аудио формате; расширены сообщества профессионалов, участвующих в процессе обучении; использованы все мобильные средства для оповещения и информирования студентов о процессе обучения. Мы не останавливаемся на достигнутом и продолжаем совершенствовать нашу работу технологиями завтрашнего дня.